Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Nastavljalec Sestankov
Opis
Text copied to clipboard!
Iščemo organizatorja sestankov, ki bo odgovoren za učinkovito načrtovanje, usklajevanje in spremljanje poslovnih sestankov znotraj podjetja ter z zunanjimi partnerji. Idealni kandidat bo imel odlične organizacijske sposobnosti, pozornost do podrobnosti in sposobnost komuniciranja z različnimi deležniki. V tej vlogi boste ključni člen pri zagotavljanju, da se sestanki izvajajo pravočasno, z ustreznimi udeleženci in z jasno določenimi cilji.
Vaše naloge bodo vključevale upravljanje koledarjev vodstvenega kadra, usklajevanje terminov znotraj različnih časovnih pasov, pripravo gradiv za sestanke ter spremljanje sklepov in nalog po sestankih. Prav tako boste odgovorni za rezervacijo prostorov, tehnično podporo (npr. videokonference) in obveščanje vseh udeležencev o spremembah.
Uspešen organizator sestankov mora biti sposoben delati pod pritiskom, hitro reševati težave in imeti visoko stopnjo profesionalnosti. Pomembno je tudi razumevanje poslovnega okolja in sposobnost prilagajanja različnim situacijam. Če imate izkušnje z uporabo orodij za upravljanje časa in sestankov (kot so Outlook, Google Calendar, Zoom, Microsoft Teams), je to velika prednost.
Ta vloga je odlična priložnost za posameznike, ki uživajo v strukturiranem delu, radi sodelujejo z ljudmi in želijo prispevati k učinkovitemu delovanju podjetja. Če ste natančni, zanesljivi in imate izkušnje z administrativnim delom, vas vabimo, da se prijavite.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Načrtovanje in usklajevanje internih in eksternih sestankov
- Upravljanje koledarjev vodstvenega kadra
- Priprava dnevnih redov in gradiv za sestanke
- Zagotavljanje tehnične podpore za virtualne sestanke
- Spremljanje sklepov in nalog po sestankih
- Komunikacija z udeleženci glede sprememb terminov
- Rezervacija prostorov in logistična podpora
- Sodelovanje z drugimi oddelki za usklajevanje urnikov
- Vzdrževanje evidence sestankov in poročil
- Reševanje težav v zvezi z razporejanjem
Zahteve
Text copied to clipboard!- Srednješolska ali višja izobrazba
- Izkušnje z organizacijo sestankov ali administrativnim delom
- Odlične organizacijske in komunikacijske sposobnosti
- Znanje uporabe orodij kot so Outlook, Google Calendar, Zoom
- Sposobnost dela pod pritiskom in reševanja težav
- Pozornost do podrobnosti in natančnost
- Zanesljivost in profesionalen odnos
- Dobro znanje slovenskega in angleškega jezika
- Sposobnost samostojnega dela in timskega sodelovanja
- Fleksibilnost in prilagodljivost
Možna vprašanja na razgovoru
Text copied to clipboard!- Kakšne izkušnje imate z organizacijo sestankov?
- Katere digitalne koledarje in orodja za videokonference obvladate?
- Kako ravnate v primeru časovnega konflikta med sestanki?
- Kako zagotovite, da so vsi udeleženci pravočasno obveščeni?
- Ali ste že pripravljali gradiva za sestanke?
- Kako sledite nalogam, dodeljenim na sestankih?
- Kako se spopadate s stresnimi situacijami?
- Ali imate izkušnje z delom v več časovnih pasovih?
- Kako bi opisali svojo natančnost in organiziranost?
- Zakaj vas zanima ta položaj?
